11 Tips für Mietwäsche-Verträge

Wie bei allen vertraglich geregelten Geschäftsbeziehungen gibt es auch bei Mietwäsche-Verträgen Fallstricke, die Ihnen später teuer zu stehen kommen. Wir haben exklusiv für Sie die 11 wichtigsten Tips und Vereinbarungen für Ihren neuen Mietwäschevertrag zusammengestellt.

1. Tip: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit!

Das ist unser erster und wichtigster Tip: Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen sollten Sie sich ausreichend Zeit für die Vertragsverhandlungen nehmen. Lesen Sie sich den gesamten Vertrag einschließlich aller Anhänge sorgfältig durch und markieren Sie alle Stellen, die Ihnen unklar sind. Lassen Sie sich diese Stellen erklären. Fragen Sie lieber einmal zu oft als einmal zu wenig nach. Nur wenn Sie alles verstanden haben und zustimmen unterzeichnen Sie.

Bedenken Sie auch, daß vom ersten Kontakt bis zur ersten Lieferung mehr als 3 Monate vergehen können. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, dann haben Sie möglicherweise eine schlechtere Verhandlungsposition.

2. Tip: Finden Sie ein passendes Abrechnungsmodell!

Als Faustregel gilt, daß Sie nur das bezahlen sollten, was Sie auch wirklich verbrauchen. Es empfiehlt sich eine variable Abrechnung pro sauberes Stück oder optional pro kg Schmutzwäsche zu vereinbaren.
Stückpreise erlauben es Ihnen den eigenen Verbrauch sauber zu dokumentieren und diese Information in Ihre Preiskalkulation einfließen zu lassen. Unüblich hohe oder niedrige Verbräuche lassen sich so besser erkennen.
Eine andere Möglichkeit ist es den Verbrauch per kg Schmutzwäsche zu wählen. Dieser ist schnell erfaßt und manchmal auch "gut genug".

3. Tip: Vermeiden Sie Pauschalen!

Pauschalen sind fixe Kosten, die Sie bezahlen müssen, mit der Gefahr für Sie, daß Sie unter Umständen keinen Gegenwert dafür erhalten. Während bei der Mietberufskleidung Wochenpauschalen pro eingesetztes Teil die Norm sind, so ist dieses Model bei Hotelwäsche mit Vorsicht zu genießen. Wenn Sie ein saisonales Geschäft haben, dann sollten Sie genau prüfen, ob eine solche Abrechnung für Sie vorteilhaft ist.

4. Tip: Achten Sie auf den zugrundeliegenden Abschreibungszeitraum!

Die Kosten für Mietwäsche setzen sich aus Waschkosten und Mietkosten zusammen. Mietkosten sind dabei die Abschreibung (die geplante Abnutzung) und Finanzierungskosten. Die Vertragsdauer sollte dabei immer mit dem zugrundeliegenden Abschreibungszeitraum übereinstimmen.

Folgendes Beispiel verdeutlich die Bedeutung: Sie haben eine Vertragslaufzeit von drei Jahren vereinbart und einen Abschreibungszeitraum von vier Jahren. Zum Ende der Laufzeit kündigen Sie den Vertrag. Oftmals enthält der Vertrag eine Klausel, die Sie verpflichtet den verbleibenden Restwert zu ersetzen, in diesem Falle 1/4 des Neuwerts.
Daher sollten Sie nie ohne guten Grund von der Regel Vertragsdauer gleich Abschreibungszeitraum abweichen.

5. Tip: Legen Sie Restwerte und Neuwerte im voraus vertraglich fest!

Oftmals wird Ihr Anbieter eine Restwertklausel mit Ihnen vereinbaren. Dieser kommt bei Individualausstattung eine wichtige Rolle zu. Die Wäscherei möchte sich richtigerweise absichern, daß die gekaufte Wäsche auch über die Laufzeit genutzt wird, bzw. anders gesagt, daß sie am vorzeitigen Ende des Vertrags nicht auf der extra für Sie angeschafften Wäsche sitzen bleibt. Dazu vereinbart man meist, daß am Vertragsende die Wäscherei den Restwert ersetzt bekommt. In der Regel geht dann das Eigentum an diesen Textilien an Sie über.

6. Tip: Führen Sie eine regelmäßige Inventur durch!

Auch wenn es manchmal aufwändig ist und unnütz erscheint, so sollten Sie mindestens einmal im Jahr mit der Wäscherei zusammen eine Inventur machen.
Schwund ist (leider) völlig normal und nicht immer ist es die Wäscherei, in der die Sachen verschwinden. Sie als Hotel und die Wäscherei haben beide das gleiche Interesse: Verluste zu erkennen, zu vermeiden und dann zu ersetzen. Auch die Prozesse in Ihrem Unternehmen können durch unentdeckten Schwund leiden. Fehlende Wäsche kann Ihre Abläufe erschweren, Kunden verägern und Mehrkosten verursachen.
Mit der Inventur sollten Sie ebenfalls Ihre aktuelle Ausstattung bestimmen, und bei Bedarf den Bestand entsprechen anpassen. Lassen Sie sich von der Wäscherei zeitgleich den aktuellen Restwert Ihres Wäschebestandes berechnen.

7. Tip: Bestandsänderungen nur nach Absprache

Viele Hotels haben eine saisonale Schwankung ihrer Auslastung. Ein Vorteil von Mietwäsche ist, daß Sie in dieser Zeit den Wäschebestand reduzieren können. Ebenso sollten Sie bei einer positiven Geschäftsentwicklung schnell und unkompliziert den Wäschebestand erhöhen können. Beides darf idealerweise nur nach Absprache mit Ihnen geschehen. Vereinbaren Sie daher, daß alle Bestandsänderungen Ihr Einverständnis bedürfen. So behalten Sie die Kontrolle über die Wäschemenge in Ihrem Haus.

Ihr Dienstleister sollte niemals eigenständig den Bestand ändern. Es besteht z.B. die Gefahr, daß die Wäscherei zwar gut mit Ihnen und Ihren Abläufen meint und durch eine fortwährende Bestandsaufstockung für einen Reibungslosen Ablauf in Ihrem Hause sorgt. Allerdings ist das Erwachen böse, wenn Sie zur Inventur feststellen, daß der SOLL-Bestand nicht zu finden ist. Dies ist insbesondere bei Textilien mit einem hohen Schwund (Bademäntel & andere Frotteeware) ein Problem.

Auch sollte die Wäscherei Bestandsänderung durch Beschädigung dokumentieren und mit Ihnen absprechen. Hier sollte es auch eine offene und ehrliche Klärung geben.

8. Tip: Regeln Sie das Vorgehen bei Verlusten!

Schwund kommt vor. Finden Sie im Vertrag eine eindeutige Regelung, wie Verluste gehandhabt werden. Für eine gute Geschäftsbeziehung ist es abträglich, wenn Sie und die Wäscherei jeden Monat über Ersatzkosten streiten. Es empfiehlt sich daher Schwund erst ab einer kleinen Toleranzgrenze nach der Inventur zu berechnen. Aber auch hier steckt der Teufel im Detail der Formulierung. Machen Sie diese Grenze an der Gesamtmenge oder pro Artikel fest? Gehen Sie davon aus, daß zu ersetzende Artikel immer die ältesten waren oder durchschnittlich alt? Finden Sie hier eine Lösung, die beiden Seiten klar ist. Überlegen Sie z.B. anhand einiger Szenarien, wie Ersatz zu leisten ist.

9. Tip: Sprechen Sie regelmäßig mit der Wäscherei!

Gute Wäschereien haben einen zuverlässigen Außendienst, der sich regelmäßig mit Ihnen trifft und die Zusammenarbeit bespricht. Am Anfang sollten Sie davon Gebrauch machen und regelmäßig, gerne auch telefonisch, die bisherige Zusammenarbeit besprechen. Nach einiger Zeit kann der Abstand zwischen diesen Gesprächen natürlich größer werden.

10. Tip: Keine Fremdgegenstände in der Wäsche!

Vielleicht möchten Sie unseren zehnten und elften Tip nicht so gerne hören. Dennoch sollten Sie ihn beherzigen. Erfüllen Sie Ihren Teil der Vereinbarungen und sorgen Sie dafür, daß keine Fremdgegenstände in die Wäsche gelangen. Wäschereien können nämlich ein Lied davon singen, was manchmal in den abgegebenen Textilien schlummert. Meist ist es Besteck, Glasflaschen oder Porzellan, das unentdeckt in die Wäscherei reist und dann dort mitgewaschen wird. Das kann zu teuren Schäden an den Maschinen führen und die Wäsche beschädigen. Nasse Textilien sind um ein vielfaches schwächer gegen Risse und Punktierungen. Die Schäden sind zu Beginn nicht immer sichtbar, aber nach einiger Zeit waschen diese Beschädigungen aus und werden größere Löcher. Miettextilien gehören dem Vermieter. Unter Umständen können Sie zum Ersatz der Schäden herangezogen werden.
Achten Sie daher darauf, daß keine Fremdgegenstände in der Wäsche abgegeben werden.

11. Tip: Lagern Sie Schmutzwäsche sachgemäß!

Oftmals enstehen irreversible Stockflecken durch falsche Lagerung der Wäsche. Diese Verfleckungen werden durch Schimmelpilze verursacht, die sich in zu feuchter und zu warm gelagerter Wäsche vermehren und dadurch Flecken verursachen, die nicht mehr ausgewaschen werden können. Besonders Küchen- und Frotteewäsche darf niemals zu nass an warmen Orten gelagert werden. Niemals solche Wäsche in abgeschlossenen Plastiksäcken neben der Heizung oder an anderen warmen Orten lagern.

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